Si vous avez besoin d’une application facile à utiliser pour signer des contrats, en interne avec vos équipes ou en externe avec vos clients et fournisseurs, pour votre entreprise, vous avez l’embarras du choix. Maintenant, tous ne proposent pas des outils offrant la sécurité et la gratuité. Alors comment vous décider entre Pandado, Hellosign et les autres solutions ? Voici quelques informations qui pourront vous aider dans votre choix.
Pourquoi choisir un logiciel de signature électronique gratuit ?
Choisir un logiciel de signature électronique gratuit vous permet évidemment de faire des économies, en comparaison avec un logiciel payant. Maintenant, cela peut vous faire réaliser encore plus d’économie. En effet, cela vous permet aussi de réduire votre consommation d’encre et de papier, en évitant l’impression de documents. Par ailleurs, le stockage de ces derniers est facilité, puisque vous pouvez les conserver en ligne et non plus dans des classeurs dans votre bureau.
Un logiciel de signature électronique offre aussi un gain de temps pour la transmission de documents, car vous n’avez plus besoin de le faire par courrier ou de prendre un rendez-vous physique.
La signature numérique permet aussi l’authentification du document et a une valeur juridique, puisqu’elle est codée avec une suite de chiffres.
TOP 5 des meilleurs logiciels de signature électronique gratuits
Ici, nous allons vous présenter des logiciels de signature électronique proposant une version utilisable gratuitement. Mais attention, car cela l’est généralement pour une durée limitée.
Docusign
Ce premier logiciel, Docusign, est utilisable à l’international et sur n’importe quel support pour des documents envoyés sous format PDF ou Word. Vous n’avez même pas besoin de vous créer un compte. Il est conforme à la réglementation eIDAS. La première version payante est seulement à 9 euros par mois, ce qui reste accessible même pour les petites entreprises.
Dropbox Sign
Le logiciel signature électronique permet à ses utilisateurs de valider des contrats et des documents pour les commerciaux, depuis le cloud. Dropbox Sign met à disposition des modèles de contrats pour vous faire gagner du temps, ainsi que les rappels automatiques. Bien entendu, pour que cela soit pratique pour les commerciaux, tout cela est accessible depuis les smartphones. Et n’oubliez pas que Dropbox, à la base, permet de stocker des documents. Vous pourrez donc les conserver sans aucun problème.
Secured Signing
Secured Signing propose aussi une solution pour obtenir des signatures infalsifiables sur vos documents. Il est également possible d’obtenir une confirmation vidéo et une vérification d’identité du signataire. Secured Signing est aussi compatible avec plusieurs intégrations, comme Salesforce, Gmail ou encore Google docs pour n’en citer que quelques-uns.
Universign
Universign propose une plateforme SaaS de signature électronique, soit depuis le site web, soit depuis l’API. Vous pouvez choisir entre une offre où vous payez en fonction de votre consommation ou directement un pack. En tout cas, vous profitez des fonctionnalités suivantes :
- nombre d’utilisateurs illimités
- horodatage des signatures
- choix dans le niveau des signatures
- stockage de documents
YouSign
Avec YouSign, vous pouvez utiliser gratuitement votre compte si vous êtes le seul utilisateur dessus et si vous avez seulement besoin d’un outil d’auto signature. Vous pourrez alors envoyer jusqu’à 2 invitations par mois. Au-delà, vous passez à une version payante. La première offre est à 9 euros par mois, avec 14 jours d’essai gratuit. Attention, les modèles de contrats et la signature conforme eIDAS ne sont disponibles qu’à partir du plan Plus, à 25 euros par mois.
Comment bien choisir votre logiciel de signature électronique gratuit ?
Même si vous désirez faire des économies en optant pour une version gratuite, cela ne signifie pas que vous devez choisir la première proposition. Prenez le temps de comparer les fonctionnalités de plusieurs logiciels. Pour cela, vous pouvez vous intéresser au format des documents pris en charge, comme PDF ou Word. De la même manière, vous devez prendre en compte le mode de transmission (par mail, cloud).
Attention, il existe plusieurs niveaux de signatures par voie électronique. Si vous devez obtenir des signatures qui ont une réelle valeur juridique, choisissez un logiciel respectant le règlement eIDAS. Vous pouvez aussi avoir besoin de fonctionnalités supplémentaires, comme la vérification d’identité du signataire.
Sachez également qu’il existe des logiciels qui permettent d’apposer une signature électronique mail. C’est ce que propose Signitic de Sarbacane, ce qui est un atout indéniable pour améliorer une image de marque ou pour assurer une campagne marketing. Cela va assurer au destinataire que les données sont bien de vous.
Quelles sont les fonctionnalités des logiciels d’e-signature gratuits ?
Tous les logiciels gratuits d’e-signature ne proposent pas tous les mêmes fonctionnalités. Bien entendu, la signature électronique fait partie de celles de base. Maintenant, vous pouvez regarder de quelle manière il est possible de l’apposer sur les documents.
Certains logiciels vous permettent de stocker les documents envoyés de manière sécurisée, une fois qu’ils ont été signés. Le suivi des statuts des documents peut aussi être un plus :
- signé
- en attente
- refus
Le rappel automatique peut aussi en faire partie. Vous pouvez aussi vous intéresser à l’intégration d’applications tierces, comme un outil CRM. Regardez aussi si vous pouvez bénéficier de modèles à disposition, car cela peut vous faire gagner du temps ou simplement vous inspirer.
Pour les logiciels de signature avancée, vous pouvez aussi profiter d’une vérification d’identité, mais il est peu probable que cela soit possible avec une version gratuite.
Les limites d’un outil de signature électronique gratuit
Faire le choix d’utiliser un outil gratuit a forcément ses limites. L’une d’elles concerne le service d’assistance, si vous rencontrez des difficultés dans le processus d’utilisation. Si vous avez une utilisation régulière d’un logiciel de signature électronique, il est certainement préférable de choisir un forfait pour bénéficier d’un meilleur accompagnement.
Il se peut également qu’il vous manque certaines fonctionnalités ou que vous soyez limité en nombre d’utilisateurs. Vous devez donc faire le point sur vos besoins, avant de prendre votre décision et ne pas vous poser uniquement la question de comment faire une signature électronique ou du prix que des fonctionnalités supplémentaires pourraient vous apporter.
