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[Flash Guide ⏰] Créer un email de prospection B2B type « Outlook » avec une solution professionnelle

email de prospection B2BSi l’envoi d’emails marketing depuis Outlook est une mauvaise idée, envoyer un emailing qui ressemble à un message écrit depuis Outlook peut booster drastiquement vos chances d’obtenir des retours, notamment en B2B.

L’email purement textuel peut parfois s’avérer plus personnel et plus impactant qu’une créa HTML.

 

 

Les avantages d’un emailing type « Outlook »

Comparé à un emailing promotionnel HTML en B2B, un email de type Outlook permet :

 D’augmenter le taux de réponses
✓ De générer plus de ventes
✓ De faciliter les échanges
✓ De personnaliser de nombreux éléments
✓ De créer une relation de proximité

 

Le tuto : comment créer un email de prospection B2B type « Outlook » en 6 points

⏳ Temps de mise en place approx. : 10min.

Nous utiliserons pour ce tutoriel l’application Sarbacane. La méthode reste plus ou moins la même, quelle que soit votre solution emailing.

Commencez par lancer votre solution emailing professionnelle ainsi que le logiciel Outlook, et suivez les étapes suivantes :

 

1. Créez votre email de prospection B2B dans Outlook

exemple email prospection b2B

N’oubliez pas de préparer le placement des champs de personnalisation dynamiques en fonction des informations que vous avez à disposition sur vos contacts.

 

2. Envoyez cet emailing B2B sur votre propre adresse pour le recevoir dans Outlook

emailing dans outlook

 

3. Placez-vous en bas de l’email, puis faites clic droit -> afficher la source

emailing b2b prospection

Vous obtenez alors un fichier txt qui s’ouvrira automatiquement dans un bloc-notes.

 

4. Copiez l’intégralité du bloc-notes

email html type outlook

Astuce : pour aller plus vite, faites Ctrl + A (pour tout sélectionner) puis Ctrl + C (pour copier).

 

5. Ouvrez votre solution emailing professionnelle, créez une campagne et choisissez le mode de création permettant d’importer une source HTML externe

Dans notre exemple, avec Sarbacane, il faut créer une campagne standard, se rendre dans l’onglet « Message » et choisir Importer un fichier externe -> copier/coller.

créer emailing prospection outlook

 

6. Collez le contenu du bloc note dans l’éditeur HTML en remplaçant le code proposé par défaut, et validez

envoyer email prospection b2b outlook

 

🎉🎉 ET VOILA ! 🎉🎉
Votre email de prospection B2B type « Outlook » est terminé. Envoyez-le à votre base et constatez la puissance de ce type de message.

 

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Les bonnes pratiques

Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à créer des emails de prospection B2B performants :

✅ Utilisez une base de données de qualité
✅ Utilisez un maximum d’éléments de personnalisation
✅ Commencez votre objet avec une minuscule pour désofficialiser et retirer le côté « pub »
✅ Soyez bref et concis, allez droit au but

 

Pour plus de bonnes pratiques sur la création d’un emailing B2B, consultez notre article 6 conseils capitaux pour rédiger un email de prospection B2B qui fonctionne.

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  • b2b outlook com
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20 erreurs à ne pas commettre en emailing

 20 erreurs à ne pas commettre emailingNous vous avons souvent prodigué des conseils sur comment préparer, concevoir, rédiger et envoyer votre emailing. Mais cette fois ci, nous vous proposons une liste des choses à ne surtout pas faire.

Utilisez-la comme un reminder, un post-it de bureau, un livre de chevet ou que sais-je, et ne commettez pas ou plus ces erreurs encore trop vues aujourd’hui…

 

Ne jamais, ô grand jamais…

 

1. Envoyer une newsletter à des contacts n’ayant pas volontairement souscrit

C’est la BASE de toute campagne réussie. Pitié, arrêtez de spammer des personnes qui n’ont rien demandé et qui n’ont eu que le malheur de se retrouver dans une base de données emails à vendre sur le web par des gens peu scrupuleux. Il n’y a qu’en B2B que vous pouvez vous permettre de prospecter par email… et encore ! Allez-y doucement et ciblez vraiment des personnes qui seront vraiment intéressées.

 

2. Envoyer des emailing non ciblés

Même principe : les gens qui recevront vos emailing doivent absolument être intéressés par le contenu. Faites un tri dans vos bases, s’il vous plaît… Je ne suis pas certain que votre nouvelle collection de robes à pois design tendance de l’été intéresse beaucoup « J-P », 53 ans, plombier de formation. Quoique…

 

3. Rédiger un objet trop long et pas clair

« Nouveauté High-Tech ! Découvrez les nouvelles enceintes Audio HiFi Db+ Stéréo 00X21 avec Capteur SoundDigitalTech+ / UltraHighQuality (UHQ) ainsi que nos amplis motorisés sur roulettes à partir de 299.98€TTC seulement !»

Ok, j’exagère. Mais quand même ! Un objet, ça doit donner envie d’ouvrir, ça doit être un teaser pour le contenu et pour l’offre ! N’essayez pas d’y caser l’ensemble de votre catalogue, avec des références produits et tous leurs avantages. Faites simple, faites court, et faites quelque chose de vendeur et compréhensible.

 

4. Programmer une adresse de réponse du style « no-reply »

On à l’ère du web 2.0. Le web 2.0, c’est la base même du communautarisme, de l’échange, de l’interaction. Vous le POUVEZ PAS dire à quelqu’un à qui vous envoyez un email « ne me répondez pas ». C’est juste impensable ! Je m’étonne encore chaque jour de voir ce type d’adresses de réponse bien souvent accompagnées d’un message dans le mail pour bien préciser que l’échange s’arrête ici, ciao !

 

5. Envoyer à des contacts désabonnés

Alors ça aussi, j’ai déjà eu le coup. S’il vous plaît, prenez en considération vos désabonnements. Il n’y a rien de plus agaçant que de recevoir des emailing de promos dont on s’est désinscrit. Et arrêtez avec les combines du genre : oui mais vous vous êtes désabonné de notre newsletter mais pas de nos emails promotionnels et de ceux de nos partenaires !

Quant à ceux qui ne proposent même pas de lien de désabonnement dans leurs emailing ou alors bien, BIEN caché et BIEN petit tout en bas à droite en gris clair sur fond blanc… je ne pense même pas avoir besoin d’aborder le sujet.

 

6. Envoyer trop d’emailing à un rythme irrégulier

Bon, pour ce point-là, je suis plus tolérant. Ce n’est pas simple de trouver la bonne fréquence, surtout au début. Tout dépend du contenu et du domaine. Pour une newsletter de veille digitale par exemple, deux ou trois par semaine, ce n’est pas dérangeant dans le sens où elle peut devenir pour certain un outil de travail quotidien. Par contre pour un commerce, 2 fois par mois, c’est amplement suffisant !

 

7. Envoyer trop peu d’emailing

Au contraire, n’envoyer qu’une newsletter tous les 6 mois voire même parfois, une fois par an, c’est trop peu ! Vous perdrez le contact avec vos destinataires et passerez pour un inactif. Nous rédigerons probablement un article complet sur les fréquences d’envoi en emailing, car c’est une question que beaucoup se posent quand il s’agit de démarrer un business.

 

8. Être familier voire grossier

Besoin d’une explication ? Mis à part dans le contenu de l’email, ce qui me semble évident (m’enfin par pour tous parfois ! ), je parle surtout ici de votre discours lorsque quelqu’un va répondre à votre campagne emailing. On a tous reçu au moins une fois un « arrêtez de me faire ***** avec vos emails j’en ai marre ! » auquel on a eu envie de répondre « Si t’es pas content, fallait pas t’abonner ! Et y a un lien de désabonnement, benêt (benêt c’est poli, non ?) ! ». Mais non, on ne le fait pas. On désabonne gentiment notre aimable lecteur sans faire de remarque, sinon, c’est votre image qui risque d’en prendre un coup. Et aujourd’hui, avec les réseaux sociaux et cie, le bad buzz va très vite.

 

9. Être suffisant et distant

En anglais, on appelle ça des « Cold Emails ». Des emails « froids »… oui je parle anglais ! Bref, quand je vois un email commençant par « Mme/M. », je me dis d’emblée que ça va mal se passer…

Et quand je vois que le contenu qui suit n’est ni personnalisé, ni ciblé, que RIEN ne me concerne, que c’est signé « L’équipe Untel » avec un « Nous vous prions d’accepter nos très sincères condoléances salutations », je comprends alors que c’est ce genre d’email tout copier/coller envoyé à absolument tout le monde et surtout à n’importe qui dans le but de vendre un produit bidon et complétement inintéressant pour moi.

Un emailing froid quoi, sans aucune chaleur humaine, sans âme, sans forme, gris, désertique… une vraie zone industrielle Dunkerquoise.

 

10. Créer un design trop complexe et illisible

Je parlais donc au-dessus des emails sans aucune forme et complétement vides. Mais il y a presque pire : les emails bourrés de carrés, de lignes, de titres WordArt, de polices différentes avec une couleur de texte par paragraphe, des contenus pas alignés, des images écrasées et étirées pour les faire rentrer dans les carrés en question… Wouaaah ! Quand je vois des emails comme ça je me dis qu’ils ont dû perdre un temps considérable à concevoir un truc aussi riche et élaboré (mais moche) pour RIEN. Faites simple, élégant, classe, et équilibré !

 

11. Mettre trop de texte ou trop d’images

En emailing, on parle souvent de ratio texte/image. Trop d’images dans un email maximise ses chances de passer en spam ! On parle souvent de 60% de texte, 40% d’images. Bon, c’est très général et en vérité on ne peut pas vraiment calculer ce pourcentage. Mais je vous conseille de mettre de belles images quoi qu’il arrive, tant que cela reste raisonnable. Et faites attention au poids de vos images ! Si votre email est lourd il sera soit spammé soit très long à s’ouvrir !

 

12. Oublier la copie web et le lien de désabonnement

Bon, j’en ai parlé un peu plus haut de ceux qui omettent (oups, j’ai oublié !) d’ajouter un lien de désabonnement à leurs emailing. C’est honteux et bien entendu, interdit.

Pour la copie web, même si ce n’est pas aussi grave et que ce n’est pas légalement obligatoire, c’est une partie à ne surtout pas passer à la trappe si vous ne voulez pas perdre une grande partie de votre audimat. Entre 5 et 10% de vos cliqueurs auront cliqué sur ce lien. Pourquoi ? Car la copie web permet de lire l’email directement sur un navigateur et permet à certains d’afficher correctement un email qui serait mal lu en webmail à cause des images ou de la mise en page.

 

13. Oublier de rendre votre emailing responsive

On en a beaucoup, beaucoup parlé, le responsive design n’est plus une mode. Il est temps pour tout le monde d’y passer. On estime que la moitié des emails dans le monde sont lus sur mobile ! Alors munissez-vous d’une solution vous permettant de créer des emails adaptatifs, ou embauchez un webdesigner/intégrateur qui s’occupera de ça pour vous !

 

14. Omettre de tester votre emailing sur plusieurs types de messageries

Alors oui, testez votre emailing avant de l’envoyer. Combien de fois ais-je reçu des emails totalement illisibles ou avec une structure qui part dans tous les sens… Tous les webmails ne gèrent pas de la même manière les mises en forme et parfois, certains contenus ne peuvent même pas être lus. Je pense notamment aux Gifs animés qui peuvent être lus sur très peu de clients mail.

 

15. Envoyez un emailing en oubliant de retirer le mot « TEST »

Tester c’est bien. Ajouter « Test » dans l’objet pour ne pas vous tromper et y voir clair avant d’envoyer, ça peut être utile. Mais surtout, n’oubliez JAMAIS de retirer cette mention qui vous fera passer pour un amateur même pas capable de se relire !

 

16. Oublier de relire et de vérifier les liens

Se relire tiens, parlons-en ! Les fautes d’orthographe dans un emailing, y a rien de pire pour vous décrédibiliser. Un email plein de fautes, ça me fait penser à ces arnaques qu’on reçoit qui se font passer pour notre banque et nous réclame des factures impayées. Alors pensez à vous relire, utilisez un correcteur de grammaire et d’orthographe, faites relire par vos collègues, vos amis, votre voisine ou votre chien, mais ne laissez pas traîner de fautes de grammaire, d’orthographe, de syntaxe, de conjugaison ou de tout autre règle aussi compliquée à écrire qu’à appliquer.

 

17. Passer par votre propre système de messagerie

Oui, bon, alors ça c’est non. Pour envoyer des emails individuels c’est très bien de passer par votre propre messagerie ou par Outlook. Mais pour envoyer une campagne emailing, de la promo, de la newsletter, etc… c’est même pas la peine d’y penser, et pour BEAUCOUP de raisons : gestions de vos listes, de vos blacklists, outils de créations et de mise en forme, retours statistiques, utilisation d’un serveur d’envoi professionnel, personnalisation… et surtout, envoi de masse !

 

18. Ne pas travailler le nom de l’expéditeur ni le pré-header

Ces deux éléments sont indispensables pour donner envie au destinataire d’ouvrir votre email. Un vrai prénom dans le nom d’expéditeur et un pré-header vraiment attrayant sont deux conditions impératives pour susciter l’ouverture mais trop souvent négligées. Finis les pré-header du genre « Afficher cet e-mail dans mon navigateur », ou les expéditeurs comme « Sarbacane Software » ou « Service client ». L’idée est de donner confiance au destinataire !

 

19. Signer par « Toute l’Equipe … » ou pire, ne pas signer

On a déjà évoqué le sujet pas mal de fois mais un petit rappel, ça ne fait jamais de mal. Si vous avez bien compris la nécessité absolue et le besoin de rester chaleureux et humain dans votre discours, vous devez appliquer cette démarche de bout en bout de votre emailing, jusqu’à la signature. Signez-la par un prénom, avec éventuellement une photo, une petite phrase de remerciement et d’ « à bientôt »…

 

20. Négliger les statistiques de retour

Si vous faites les choses correctement comme expliqué ici et que vous utilisez une bonne solution emailing, vous obtiendrez des retours statistiques de cette campagne. Vous devez absolument en tenir compte pour chaque campagne envoyée ! Ces retours vous permettront d’améliorer vos performances sur le long terme. Vérifiez ce qui fonctionne, ce qui marche moins, quel type de contenu préfèrent vos destinataires, etc… et utilisez ces statistiques pour ne pas refaire les mêmes erreurs !

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Astuce Emailing HTML : Fixer la hauteur des cellules dans Outlook 2013

Voici une astuce pour le code HTML à retenir pour votre prochaine campagne emailing : Outlook 2013 ne respecte pas la hauteur des cellules de tableaux vides ou remplies avec des images de faible hauteur.

En effet, lorsque vous insérez une image de 15 pixels de haut dans une cellule sans hauteur définie, cette dernière mesurera à réception dans Outlook 2013 18 pixels de haut ! Ce bug crée alors un petit décalage dans la mise en page du contenu.

La solution : il est nécessaire d’ajouter la propriété CSS line-height dans la balise <td> pour spécifier la hauteur de la cellule.

1

 

Concrètement, voici ce que l’on observe :

4

Ce bug ressemble à celui de Gmail quand on ne précise pas le style display:block sur les images.

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Peut-on utiliser Outlook pour l’emailing ?

outlookemailingPour ne pas vous mentir : non, il est fortement déconseillé de réaliser un emailing via Outlook.

En effet, outre les problèmes inhérents à l’utilisation de son propre SMTP, Outlook impose plusieurs contraintes sévères, rendant difficile la conception d’un emailing efficace.

Des Fournisseurs d’accès récalcitrants
Tous les FAI (Fournisseur d’Accès à Internet) imposent une limite d’email par heure ou même parfois par jour. Par exemple 25 emails envoyés par heure, ou 100 emails par jour, etc… Tout email dépassant cette limite sera envoyé plus tard. De plus, certains FAI n’acceptent pas l’envoi massif d’emails commerciaux dans leurs conditions générales de vente. Si vous arrivez donc avec vos 25 000 destinataires d’un seul coup, vous risquez de voir l’accès à votre domaine suspendu, et votre connexion coupée, et parfois définitivement.

L’importance de la réputation
Un autre problème important : la réputation. Vos emails ont de fortes chances d’être considérés comme spams. En effet votre adresse IP étant inconnue pour les FAI, ces derniers peuvent bloquer une partie de vos emails à la réception. Aussi l’envoi massif d’emails implique toujours une part de destinataires qui génèrent des plaintes (pour diverses raisons), et ces dernières nuiront gravement à votre réputation et poseront de sérieux problèmes  à votre délivrabilité, mais aussi à votre nom de domaine.

Ainsi vous risquez non seulement de voir tous vos emails être progressivement considérés comme spams (même vos emails de confirmations, d’envois de facture, etc), mais aussi de voir votre site considéré comme étant à risque.

Outlook, le mauvais élève de l’emailing
Outlook est le logiciel de messagerie le plus populaire, mais c’est aussi l’un des plus contraignants.  En effet les nouvelles générations d’Outlook utilisent le moteur de rendu de Word 2007 au lieu d’Internet Exploreur 7, interdisant ainsi l’utilisation du Flash, les images de fond, etc.

Autre fait important, l’utilisation du CSS devient très compliquée et les Gifs ne sont plus animés. Alors nous n’allons pas faire une liste exhaustive de ce genre de problèmes, mais vous l’aurez compris : Outlook n’est vraiment pas adapté pour créer et gérer ces campagnes d’emailing.

Quelle solution dans ce cas ?
La solution la plus probante reste encore de faire appel à des spécialistes. Nous recommandons notamment l’utilisation d’un logiciel qui proposera à la fois un service de routage, mais aussi une interface simplifiée pour créer son email. Certes ce type de solution n’est pas gratuit, mais c’est très raisonnable quand on sait ce que peut coûter un blacklistage ou un blocage de son domaine par les FAI. De plus, ce type de solution réglera le problème de réputation et de délivrabilité que vous auriez pu rencontrer.

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